Lite om förstudien – del 1: metod för utvärdering av internkommunikationen

Under 2009 genomförde vi två projekt som ligger till grund för den prototyp som vi nu tagit fram. Det ena projektet var en utvärdering av internkommunikationen i hela vår organisation – den resulterade i en strategi med åtgärder, där ett nytt intranät var en av åtgärderna (andra åtgärder rörde bland annat stöd för utvecklingen av ett bra kommunikativt ledarskap). Metoden för denna redovisas nedan. Det andra projektet var förstudien för nytt intranät, som vi genomförde tillsammans med Inuse i form av en effektkartläggning. Den redovisar vi i ett kommande inlägg.

Utvärderingen av internkommunikationen – metod

Projektet anlitade Sven Hamrefors som metodstöd. Han är professor i innovationsteknik, kommunikation och affärsskapande vid Mälardalens högskola, och har bland annat varit forskningsledare för det sex-åriga forskningsprojektet ”Verksamhetsnyttig information och kommunikation” i samarbete med Handelshögskolan i Stockholm och Sveriges Informationsförening.

Projektet genomfördes med grunden i tre metoder — djupintervjuer, enkätundersökning och kreativa workshopar. Djupintervjuer användes i början av projektet i syfte att få ett underlag för utformning av en enkät i nästa steg. 59 djupintervjuer med chefer, medarbetare och fackliga representanter genomfördes. Upplägget för intervjuerna var följande:

1. Upplevelsen av arbetssituationen – hur fungerar samarbete, processer, strukturer?
2. Vad fungerar speciellt bra respektive dåligt i arbetssituationen?
3. Vilken information har personen tillgång till i sin situation och vad representerar den?
4. Hur fungerar olika kanaler dels i sig själva, dels tillsammans som en helhet?
5. Avstämning av bilden som framkommit.
6. Var finns den största potentialen för förbättring?

Djupintervjuerna följdes upp med en enkätundersökning där insamling av fakta för vidare analys var huvudmålet. Syftet var dessutom att se om bilden från intervjuerna kunde bekräftas med ett bredare underlag. Enkäterna (en för chefer och en för medarbetare, ladda ner båda enkäterna i ett dokument) utformades utifrån det som kommit fram under intervjuerna.

Slutligen sammanställdes resultatet från intervjuer och enkät och ett antal kreativa workshopar tog vid. Syftet med workshoparna var att skapa förslag på kreativa lösningar.

Utifrån analysen av resultatet från intervjuer, enkät och workshopar togs strategin för internkommunikation fram för att beskriva nuläget samt åtgärdsförslag.

Projektet tog även del av forskning och andra organisationers erfarenheter:

  • Via en workshop som anordnades av Sveriges Informationsförening i samarbete med Volvo. Workshopen handlade om utveckling av chefers kommunikativa förmåga, mätning av kommunikativ förmåga och vikten av återkoppling.
  • Genom att ta del av den då nyligen utkomna jämförelsestudie om internkommunikation som genomförts av Nordisk kommunikation. 39 organisationer deltog (både privata och offentliga). Studien baserades på 15 331 svar.
  • Genom att ta del av forskningsresultat från forskningsprojektet ”Verksamhetsnyttig information och kommunikation”. Forskningsresultatet har dels redovisats som en rad forskningsrapporter samt i boken ”Kommunikativt ledarskap — den nya tidens ledarskap i värdeskapande nätverk” av Sven Hamrefors.

Sammanfattningsvis kan man säga att resultatet kändes gediget och pekade på några huvudsakliga utvecklingsområden: dels behövs en tydlighet i ledningsbudskapen uppifrån och ner (sammanhållen verksamhetsidé, mål, strategiska prioriteringar etc), dels stöd för utveckling av det kommunikativa ledarskapet (strategisk och praktisk utbildning för chefer, kommunikativa verktyg, ett mer coachande arbetssätt från informationsavdelningens håll och en utvärdering av det kommunikativa ledarskapet knutet till personliga utvecklingsplaner för cheferna). Den tredje stora pusselbiten var just behovet av ett bättre intranät. Intranätet identifierades som den andra viktigaste informationskanalen (chefen ansågs vara viktigast) och man kan kort sammanfatta det hela med att ”det är väldigt bra med ett intranät, men gör för 17 något åt det vi har”.  Och det är det vi nu gör.

Det här inlägget postades i Förstudie. Bokmärk permalänken.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *