Lite om förstudien – del 2: effektkartläggning för ett nytt intranät

Under 2009 gjorde vi – förutom utvärderingen av internkommunikationen – även en förstudie för nytt intranät. Vi hade tidigare goda erfarenheter av metoden effektkartläggning, som vi använt när vi byggde vår nya webbplats www.orebro.se, och valde därför samma metod även för intranätet.

Vi var även nöjda med leverantören från orebro.se-arbetet – Inuse – och kunde avropa konsulttjänster från dem via Stelo-avtalet.

De läste in sig på tidigare undersökningar vi gjort, på styrdokument och annat underlag som skulle kunna påverka effektkartan. De genomförde sedan djupintervjuer med målgrupperna chefer, medarbetare och förtroendevalda. Av dessa var en en gruppintervju med flera engagerade personer från samma ställe, och vi kompletterade även med några telefonintervjuer på slutet för att täcka in sådant som vi kände att vi var lite oklara över. Leveransen blev en effektkarta (se länkar nedan) med syfte, föreslagna mätpunkter och ett antal användartyper som identifierats och deras behov, dvs. vad de vill kunna använda intranätet till.

Syftet med ett nytt intranät var att stödja en effektivare vardag och ge bättre koll på helheten.

Användartyperna var, förutom gruppen ”Alla” som har vissa grundläggande behov, följande:

Administratören: vill kunna utföra egenadministration och annan administration på intranätet. Det kan vara allt från att ansöka om semester eller föräldraledighet, attestera fakturor, enkelt nå ärenden man blivit tilldelad, boka lokaler, bilar etc.

Den undrande: den ”klassiska” användaren som använder intranätet för att leta efter information.

Spanaren: vill ta reda på vad som hänt sedan sist. Här blir nyheter, minnesanteckningar och protokoll viktiga.

Samarbetaren: vill använda intranätet för att samarbeta med andra i olika grupperingar (kan vara allt från projekt och nätverk till organisatoriska delar och arbetsplatser).

Spridaren: vill använda intranätet för att sprida information till andra och kommunicera med andra.

Förslagen på mätpunkter har vi bara delvis tagit till oss, eller rättare sagt: vi har omformulerat dem och gjort en gedigen nollbasmätning med stöd av Web Service Award. Den ska vi använda igen när vi gör en uppföljningsmätning på det nya intranätet. Mer om nollbasmötningen kommer i ett annat inlägg längre fram.

Mot slutet av förstudien hade vi lite pengar kvar i budgeten och beställde då även en konceptuell design, dvs. idéskisser över hur det skulle kunna se ut. Fördelen att ha en sådan är att det är lättare att peka på vad man skulle behöva åstadkomma – de blir ett bra diskussionsunderlag – samtidigt som de är just skissartade så att det blir tydligt att det inte är en färdig idé.

Hela paketet lämnades över till styrgruppen för godkännande och sedan ägnade vi våren 2010 åt att fundera lite mer och invänta en budget som kom hösten 2010. Då byggde vi prototypen.

Effektkarta – Översikt

Effektkarta – Alla

Effektkarta – Administratören

Effektkarta – Den undrande

Effektkarta – Spanaren

Effektkarta – Samarbetaren

Effektkarta – Spridaren

Det här inlägget postades i Förstudie. Bokmärk permalänken.

6 kommentarer till Lite om förstudien – del 2: effektkartläggning för ett nytt intranät

  1. Hans Leijström skriver:

    Tack för transparensen och ”cred” till er för att ni har tydligt kundfokus:

    – ”I syfte att i slutändan ge bättre förutsättningar för en effektiv och
    konkurrenskraftig service till medborgaren och få större verkningsgrad av varje
    spenderad skattekrona.”

  2. Björn Hagström skriver:

    Tack, ja även allt internt arbete vi gör bör ha det fokuset.

  3. Anna-Frida Rodin skriver:

    Kul att läsa! Bra jobbat 🙂

  4. Jonathan Persson skriver:

    Tack för transparensen. Mycket intressant! 🙂

  5. Malin Johnsson skriver:

    Vad bra att ni låter sånt här ligga kvar trots att ert projekt kommit mycket längre nu. Ert arkiv är en guldgruva för oss som ligger några steg efter…

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *