Lanseringsfunderingar

Vi närmar oss ett implementationsbeslut och inför det ska en del leveranser finnas på plats. En av dem är ett förslag på kommunikations- och lanseringsplan.

Vi är väl medvetna om att lanseringen kommer att vara avgörande för hur snabbt vi får effekt av det nya intranätet och dess möjligheter. Vi har också en utmaning i vår stora och komplexa organisation med en mängd olika verksamheter som i sin tur har olika förutsättningar att ta till sig och använda intranätet. Det kan t.ex. handla om tillgång till datorer, IT-kunskap/vana eller var det dagliga arbetet bedrivs (en del av våra medarbetare är t.ex. nästan aldrig på plats vid en dator).

I våras hade vi en workshop i projektgruppen då vi funderade över olika aktiviteter som skulle bidra till en framgångsrik lansering.

Första steget är naturligtvis information om och möjlighet att kommunicera tankar runt intranätutvecklingen. Detta kommer att ske på olika sätt. Tre exempel är:

  • Möjlighet att följa intranätutvecklingen på vårt nuvarande intranät (förstås) och även möjlighet att lämna synpunkter.
  • Via kontaktpersoner i organisationen sprida information om arbetet och även få tillgång till ”kontaktpunkter” för att kunna stämma av t.ex. redaktionellt innehåll – detta gör vi genom ett nätverk av kontaktpersoner från förvaltningar och från avdelningar på kommunledningskontoret. Dessa personer blir även viktiga kanaler in till projektet.
  • Punktinsatser i form av träffar med nyckelpersoner och nyckelgrupper i organisationen, t.ex. verksamhetsutvecklare, processledare, fackliga organisationer, chefsgrupper etc.

Erfarenheten visar också att den lilla filmen vi tog fram, med en guidad tur i prototypen med en speakerröst som berättar vad man ser, var ett framgångsrikt sätt att berätta vad vi ska åstadkomma. Vi funderar på att göra en ny sådan, med utgångspunkt i den grafiska formen som nu finns och i de förändringar vi gjort efter tester med användare.

När det gäller lanseringen så tror vi det är viktigt att skapa trygghet i användandet. Man ska få kunskap och stöd innan och efter att man får tillgång till det nya intranätet. Det kan man göra på olika sätt. Några idéer vi har:

  • Coacher/mentorer som på heltid under kanske ett år har till uppgift att sprida kunskap, inspirera och ge stöd i organisationen, när det gäller användandet av det nya intranätet. Uppsökande verksamhet, tillgängliga för frågor och stöd på plats.
  • Involvera och utbilda vår IT- och tele kundtjänst som stöd, så att man kan ringa och få hjälp.
  • Bygga in stöd på själva intranätet i form av små korta e-learningfilmer och lathundar.
  • Visa upp goda exempel på hur man kan använda nya funktioner, t.ex. publicera artiklar där verksamheter berättar hur man arbetar med möjligheterna på det nya intranätet eller låta alla användare få tillgång till några ”mikrobloggare” redan från start i Mina kontakter. Dessa ”mikrobloggare” ska ha till uppgift att visa på hur man använder statusuppdateringar för att sprida kunskap, informera och kommunicera (dessa ska man naturligtvis kunna ta bort om man inte vill ha kvar dem i sitt nätverk).

När det gäller bristande åtkomst till datorer och medarbetare som sällan befinner sig inom kommunens väggar, har vi haft uppe tanken att introducera t.ex. läsplattor som man kan använda för att logga in på intranätet. Det är naturligtvis en kostnadsfråga, men en spännande satsning, om den skulle godkännas.

Vi är nyfikna på om det finns någon som har erfarenheter av lyckad eller misslyckad lansering. Har ni tips på bra aktiviteter som gett goda effekter på användandet? Vilka misstag ska man försöka undvika att göra? Ordet är fritt!

Det här inlägget postades i Lansering. Bokmärk permalänken.

8 kommentarer till Lanseringsfunderingar

  1. Kommer ni ställa krav på användarna? Det är ofta så att vi lägger mycket kraft på att ”locka” personer att använda intranät. Men hur med krav och uttryckligt informationsansvar? Intressant att höra om ni har lr tänker tackla det i implementeringen. 🙂

  2. Maria Gille skriver:

    Det var ingen liten fråga, men spännande. Hur ska man skapa engageman och intresse för ett nytt intranät i en organisation med 11 000 anställda? Där de flesta inte har mer gemensamt med varandra än att de får lönebesked från samma avsändare. Många olika yrkesgrupper med olika behov ska mötas och lära av varandra på intranätet som förhoppningsvis utvecklar organisationen. På intranätet ska vi också hitta konkret stöd i vårt dagliga arbete.

    En hörnsten tror jag är att man som anställd behöver upptäcka att intranätet har nåt att ge för mig. Jag är säker på att det finns oanade möjligheter! T.ex. kommer nya intranätet att ge mig möjlighet att hitta nya personer och grupper som kan hjälpa mig och inspirera mig i min yrkesroll (och jag kan hjälpa dem). Och då är vi ju tillbaka till din fråga hur man ska lansera så att så många som möjligt verkligen engagerar sig och nätverkar och bjuder på sina kunskaper.

    En del medarbetare är säkert lite skeptiska och tänker typ: ”nu har ledningen bestämt att vi ska ha ett intranät som vi måste använda”. Ingen bra början liksom … Man behöver hitta det som skapar engagemang och lust, så att det känns angeläget för den enskilde medarbetaren att ”befinna” sig på intranätet. Kan man t.ex. låta några frivilliga entusiaster få avsatt tid för att ”internblogga” om saker de själva brinner för? Det behöver inte nödvändigtvis vara kopplat till jobbet.

    Läsplattor för personal som inte har tillgång till datorer på arbetsplatsen tror jag verkligen på. Likaså är det en förutsättning att det ska vara enkelt att få hjälp/support om något strular och man har frågor.

  3. Ola Eklöf skriver:

    Jag tror som Fredrik att det egna ansvaret måste upp till ytan. Då måste, precis som Maria svarar, tillgängligheten tillgodoses inte bara i form av datorer och ev. läsplattor vilket jag inte tycker handlar om antingen eller utan att man kan ha både ock. Tid för den anställde måste också finnas. I min tidigare yrkesroll som fritidspedagog fanns inte möjligheten att sitta som nu och på eget initiativ läsa om ett framtida intranät och dessutom tycka till om det. Tiden var för knapp. Mina nuvarande kollegor som jobbar mycket utomhus har inte alltid direkt tillgång eller tid att ta sig till en dator. Kan läsplattan eller en smartphone vara till hjälp? Ja och det jag har sett av nya intranätet gör ju gällande att det ska vara enkelt att få den information som ligger närmast arbetsuppgifterna men även plocka på med andra delar av information som man är intresserad av. Det tror jag är bra, aktuell och relevant information samt information som någon annan tycker att jag behöver veta just nu. Jag väntar med spänning och tillförsikt på lanseringen.

  4. Jonas Myhr skriver:

    Spännande att läsa och se era skisser! Jag är nyfiken på om ni valt någon plattform/CMS eller har en plattform i tanken? Jag jobbar själv med intranet och följer utvecklingen runt plattformar med stort intresse. Sociala plattformar börjar dyka upp men få är CMS eller vice versa.

  5. Björn Hagström skriver:

    Informationsansvaret är ganska tydligt i kommunen men det räcker inte. Vi behöver göra det attraktivt också. Ansökan om semester är en intern e-tjänst och det är enda sättet att söka semester så alla kommer behöva använda intranätet men ska vi verkligen få ut den nytta vi hoppas på behövs något mer. Man måste få ut ett värde av att använda det. Det handlar mycket om kommunikation och inte bara information och det är ett helt nytt tankesätt vi behöver gå in i som organisation. Det är en stor utmaning:)

    @Jonas: Nej vi har inte helt valt system och vi väljer att vara lite hemliga ett tag till:) Men precis det du pratar om är något vi funderar mycket på. Ska vi ha en programvara för det sociala och samarbetet och en annan för information? Vi jobbar hårt på detta och hoppas kunna presentera något inom inte allt för lång tid.

  6. Carina Asplund skriver:

    Det kommer att behöva vara en kombination av att skapa ett attraktivt intranät som verkligen stödjer en effektivare vardag, men också skapa förutsättningar att använda det. Det handlar bland annat om ett ledarskap som bidrar till dessa förutsättningar, men även om vilka möjligheter vi har att investera i verktyg som underlättar (t.ex. läsplattor och smartphones). Dessa verktyg finns ju ofta hos medarbetare i organisationen som ändå har andra möjligheter att nå intranätet , t.ex. en egen dator och jobbtid vid datorn. Utmaningen för kommunen blir att få till dessa verktyg för grupper där detta inte är vanligt idag och stöd i att använda dem.

    Vi kanske inte löser allt i och med lanseringen, men förhoppningsvis på sikt? Vi behöver i vilket fall som helst fundera över nya arbetssätt och förhållningssätt.

  7. Linnea Pousette Dalén skriver:

    Tänk på att om ni vill lansera intranätet på läsplattor och smartphones så måste det vara anpassat för det också. Att försöka läsa på ett vanligt intranät på en smartphone är inte en kul upplevelse. Man skulle kunna skapa en webbapp som passar bra på lite mindre format.
    //Linnea – Interaktionsdesigner som råkat surfa förbi

    • Jesper Bylund skriver:

      Man skulle kunna skapa en webbapp som passar bra på lite mindre format.

      Eller automatstyra utseendet i CSSen beroende på viken sorts enhet som surfar in.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *